Bokföra tjänsteresa enskild firma
Hem / Ekonomi & Finanser / Bokföra tjänsteresa enskild firma
Grundregeln är alltid att ett företag endast får avdrag för kostnader som läggs ner för att företaget ska få inkomster. Får jag ta upp det i boköringen?
Detta och liknande fall är lite svåra att ta ställning till. År 2024 ligger det skattefria heldagstraktamentet för inrikes resa på 260 kronor. Man får alltså ta hänsyn till varje specifik händelse.
Det innebär att du bör upprätta en enklare reseräkning med följande uppgifter:
- Resans start- och slutdatum (datum och klockslag).
- Syftet med resan och vilka platser som besöktes.
- Om måltider eller logi betalats av annan part.
- Totalt avdrag för ökade levnadskostnader som yrkas.
Det behöver inte vara avancerade mallar – många redovisningsprogram har färdiga underlag för detta.
Vi rekommenderar att man kontaktar Skatteverket om man känner sig osäker.
Läs mer
.
En dagsresa utan övernattning ger inte rätt till traktamente, enligt Skatteverkets regler.Vad är skillnaden mellan heldag och halvdagstraktamente?
Heldagstraktamente gäller när du är borta mer än ett dygn (inklusive övernattning) samt har varit på resande fot mellan klockan 00:00 och 24:00.
Dessutom underlättar en god bokföring vid deklaration och momsredovisning.
Två bokföringsmetoder: Kontantmetoden och Faktureringsmetoden
Som enskild näringsidkare kan du välja mellan två olika bokföringsmetoder:
- Kontantmetoden: Inkomster och utgifter bokförs när betalningen sker.
- Faktureringsmetoden: Alla fakturor bokförs direkt när de skickas eller tas emot, oavsett när betalningen sker.
Om din omsättning är under 3 miljoner kronor per år kan du använda kontantmetoden, vilket ofta är enklare för små företag.
Steg för steg: Så bokför du en enskild firma
1.Halvdag gäller när resan påbörjas eller avslutas under ett dygn.
Kan jag ta ut traktamente vid resa till mitt andra kontor?
Normalt sett nej. För att bokföra detta krävs kvitto eller liknande som underlag.
Bokföringen speglar inte faktiska utbetalningar av traktamenten, utan det är avdrag för ökade levnadskostnader som gäller.
Tips för företagare: Så dokumenterar du rätt
För att kunna styrka ditt avdrag vid eventuell granskning från Skatteverket är det viktigt att dokumentera resorna korrekt. Se Skatteverkets lista för korrekta belopp.
Bokföra kostnader vid tjänsteresa
Vad är en tjänsteresa?
Tjänsteresa är resa som anställd gjort i sitt arbete och som är ett annat ställe än där arbetsuppgifterna vanligtvis utförs.
Kostnader vid tjänsteresa
Utlägg för mat och dryck vid tjänsteresa som ej faller under representation, ska antingen bokföras under kost och logi (kontogrupp 58XX) eller som kostnadsersättning för traktamente till anställda.
Arbetsgivaren kan skattefritt ersätta den anställde för logikostnader.
Men oroa dig inte! I enskild firma grundas hela hanteringen på att du som företagets ägare inte är anställd, utan i stället gör avdrag i deklarationen.
Detta spelar också in i hur din redovisning och beskattning ser ut.
Att driva en enskild firma innebär inte bara att få jobba med det du älskar – det innebär också en hel del administrativt arbete och inte minst bokföring.
Även måltidskostnader kan bekostas av arbetsgivaren. Se Skatteverkets tabeller för detta.
Kostnadsersättningar för traktamente till delägare som inte är anställda klassificeras normalt som övriga externa kostnader och bokförs som kost och logi.
Sök på Kost och logi i Sverige eller Kost och logi i utlandet i Bokios moderna bokföring beroende på vart tjänsteresan ägt rum.
I detta fall är kvittot uppladdat som ett utlägg och kommer bokföras mot konto 2890 (Övriga kortfristiga skulder).
Traktamente hanteras bäst genom att lägga till det på den anställdes lön.
För anställda är reglerna relativt etablerade, men för enskild firma ser det något annorlunda ut då du inte räknas som anställd i ditt eget företag.
Regler för traktamente enskild firma
För dig som driver enskild firma gäller särskilda bestämmelser om du vill ta ut traktamente. Dessutom får du tillgång till support när du behöver det.
Vanliga frågor om bokföring för enskild firma
Måste jag anlita en redovisningsbyrå?
Nej, du kan göra bokföringen själv om du har koll på reglerna.
Därmed har du inte rätt till traktamentesavdrag för den resan.
Hur redovisar jag utlandstraktamente i deklarationen?
Utlandstraktamente redovisas genom att schablonbeloppet för aktuellt land justeras för eventuella måltider och förs in i din NE-bilaga under ökade levnadskostnader. Alternativt hantera det i den manuella bokföringen.
Jag har varit på privat semester där jag även gjorde jobbrelaterade ärenden.
Avstämning och momsrapportering
- Gör en månatlig eller kvartalsvis avstämning
- Redovisa moms till Skatteverket
FAQ – Vanliga frågor om traktamente i enskild firma
Kan jag som ägare ta ut traktamente i pengar?
Nej, du kan inte ta ut traktamentet som en direkt skattefri ersättning i pengar i enskild firma.
Med ett digitalt bokföringssystem som acconomy kan du enkelt fakturera, bokföra och hantera momsredovisning på ett smidigt sätt. Ett bokföringsprogram kan dock underlätta processen.
Vad händer om jag missar att bokföra?
Om du inte sköter din bokföring korrekt kan du få problem vid revision och riskera böter eller skattetillägg.
Hur länge måste jag spara bokföringsunderlag?
Enligt lag ska alla bokföringshandlingar sparas i minst sju år.
Fler vanliga frågor kring acconomy, fakturering, bokföring och offerter hittar du här!
Kom igång med bokföringen idag!
Vill du få full kontroll över ekonomin i din enskilda firma?
Bokslut och deklaration
- Vid årsskiftet ska du sammanställa årets bokföring
- Lämna in NE-bilagan tillsammans med din inkomstdeklaration
Smarta digitala verktyg för bokföring
Att sköta bokföringen själv behöver inte vara krångligt. Testa acconomy för en smidigare bokföring och mer tid över till din verksamhet!
Nya kunder får testa helt gratis i 3 månader.